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Gastos por viaje de negocios

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Gastos por viaje de negocios
Foto (C) Freedigitalphotos.net
Los gastos de viaje fuera de tu área para fines tributarios necesarios para tu negocio o profesión son deducibles en la planilla A, forma 2106. Estos gastos deben ser razonables y no deben ser extravagantes. Estas considerado como viajando para fines de trabajo o negocio cuando tus responsabilidades te requieren que estés fuera de tu “área para fines tributarios por un tiempo más largo que el día normal de trabajo y necesitas descansar o dormir mara cumplir con las demandas de tu trabajo mientras estás fuera.

Área para fines tributarios

Generalmente, tu área para fines tributarios es el área donde mantienes tu oficina de negocios o donde trabajas sin importar donde resides. Por ejemplo, si resides con tu familia en Nueva York y trabajas en New Jersey donde pagas por la estadía en un hotel, comidas y transportación, no puedes deducir los gastos de tu estadía en nueva jersey porque ésta es tu área para fines tributarios. Los gastos incurridos para regresar a casa en nueva york tampoco son deducibles porque éste es un gasto para fines personales y no de negocios. Para determinar cuál es tu área para fines tributarios lo más importante es considerar donde ocupas la mayor parte de tu tiempo de trabajo. Si trabajas en múltiples locaciones, debes considerar donde pasas la mayor parte del tiempo, el nivel de actividad producida en cada localidad y el resultado monetario.

Limitaciones

Si te es requerido viajar para cumplir una asignación temporal, puedes deducir los gastos de viajes relacionados a esta asignación siempre y cuando la expectativa sea que la asignación durará menos de un año. Si la asignación durará más de un año, los gastos relacionados no son deducibles. Si la duración no está clara debes determinar de una manera realista qué es lo más probable, si lo más probable es que dure menos de un año, puedes deducir los gastos. Si lo más probable es que dure más de un año, no puedes deducir los gastos. Si la duración cambia en cualquier momento, debes en ese momento cambiar tu decisión.

Los gastos de viaje, alojamiento y comidas cuando buscas empleo en tu mismo campo laboral actual son deducibles. No puedes deducir estos gastos si buscas empleo en un campo laboral diferente o si buscas empleo en éste campo laboral por primera vez. Si estás desempleado y lo has estado por un tiempo considerable desde tu último empleo y estás buscando empleo, no puedes deducir estos gastos, aún si buscas empleo en el mismo campo de trabajo que tu trabajo anterior.

Puedes deducir gastos por asistir a convenciones si puedes probar que tu asistencia te beneficia en tu campo laboral. Algunas reglas especiales aplican a convenciones fuera de norte américa.

Gastos que puedes incluir

• Gastos de boletos aéreos, transportación pública, como tren, autobús, así como también los gastos relacionados al uso de tu carro para transportarte de tu casa a tu destino de trabajo.
• Gastos de taxi, o transportación general desde el aeropuerto o la estación de tren, al hotel, desde el hotel a tu lugar de trabajo o a reunirte con un cliente o cualquier transportación que necesitas para moverte de un área de trabajo a otra.
• Gastos de alojamiento y comida durante el tiempo que dure tu viaje de negocio.
• Las propinas pagadas por los servicios proveídos también son deducibles.
• Servicio de limpieza en seco y lavado de ropa.
• Llamadas de teléfono con fines de negocio mientras estás en tu viaje de negocio. También incluye el costo de enviar faxes y otras formas de comunicación.
• Puedes deducir otros gatos ordinarios relacionados con tus viajes comerciales, como son transportación a comidas de negocios durante el viaje, gastos de arrendamiento de equipaje como computadora u otros gastos relacionados.

En vez de guardar los recibos de tus gastos de comida y deducir el costo de estos, puedes utilizar la concesión de comida estándar establecida por el IRS. Ésta varía dependiendo de dónde viajas. La deducción de comidas de negocios generalmente está limitada al 50% de la cantidad no reembolsable. Las cantidades reembolsadas por tu patrón no pueden ser deducidas.

Si eres empleado, puedes deducir tus gastos de viaje de negocio en la forma 2106. El total de tus gastos en la forma 2106 pasa a la forma larga o forma A y luego a la planilla 1040. Si no utilizas la forma larga no puedes tomar estas deducciones. Si eres trabajador independiente puedes deducir estos gastos en la planilla C.
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